Las hojas de cálculo son una herramienta imprescindible para realizar cualquier tarea que conlleve un mínimo de gestión: realizar una planificación de trabajo, stock de un almacén, gastos, ventas y balances de una empresa o de un hogar, control de cumplimiento de tareas o indicadores de nivel de servicio (KPI's), seguimiento de evaluaciones de alumnos, controles de asistencia a clase, lista de la compra, en fin, cualquier tarea que implique realizar una gestión o un seguimiento sobre un conjunto de elementos.
Son muchas las funcionalidades que tienen las hojas de cálculo, fundamentalmente la potencia para realizar cálculos entre múltiples datos, que es el objeto para el que fueron diseñadas. En este artículo voy a hablar de dos funcionalidades muy prácticas que vas a encontrar en los gestores de hojas de cálculo más potentes del mercado: validación de datos y formato condicional.
Nota: aunque prácticamente todos los gestores de hojas de cálculo incluyen ambas funciones, voy a centrar el desarrollo del post en cómo hacerlo con la herramienta Microsoft Excel. Una vez comprendido el concepto verás que no es nada complicado localizarlas en tu gestor preferido, aunque cada uno tiene sus pequeños matices.
Si sigues leyendo el artículo hasta el final entenderás el motivo por el que hemos seleccionado esta herramienta, además, te llevarás una agradable sorpresa.
Como te comentaba, la potencia de cualquier gestor de hojas de cálculo radica en la posibilidad de realizar múltiples cálculos entre los diferentes datos que introducimos. Pero como decía aquel famoso anuncio de neumáticos, la potencia sin control puede resultar muy peligrosa.
¿Qué ocurre si introducimos datos erróneos con valores que no se encuentran dentro de un rango o con un formato que no es el esperado?, exacto, los cálculos que realicemos con esos datos serán erróneos, en el mejor de los casos, el propio gestor dará un error (sobre todo si lo que hemos errado es en el tipo de datos que esperaba), digo que este es el mejor de los casos porque al menos vemos un error, pero si el problema es que hemos usado un valor que se encuentra fuera del rango de valores permitidos, es probable que el gestor no muestre ningún error, pero el resultado obtenido sea erróneo. Si además, como suele ser frecuente, este resultado se usa como parte de otra fórmula de cálculo y así sucesivamente, puedes hacerte una idea de lo complicado que podría llegar a resultar localizar el origen del problema.
Para evitar situaciones indeseadas del tipo que he descrito en el párrafo anterior es por lo que existen las validaciones automáticas de datos.
Podemos establecer dos tipos de controles sobre una entrada de datos en Excel 2013:
Además cuando estamos trabajando con validaciones sobre posibles valores a introducir en una celda, podemos hacer que estos valores se muestren en un desplegable para que el usuario seleccione uno de ellos, de esta forma aseguramos la entrada correcta.
Como ves, añadir validaciones sobre aquellos datos que puedan resultar sensibles por su trascendencia, nos puede evitar errores y por lo tanto, sacar conclusiones falsas, pero también tiempo de análisis hasta localizar el error.
El objeto de las hojas de cálculo es el de trabajar con múltiples datos, pero claro, cuando esto ocurre, debemos dotarlas de herramientas de análisis que nos permitan chequear la información de forma rápida y sacar conclusiones.
Son muchas las herramientas de análisis que las hojas de cálculo incorporan:
El formato condicional es una herramienta que te permite cambiar la configuración del contenido de una celda o conjunto de celdas, en función del valor que toma ella misma, otra celda, o el resultado de una operación entre varias celdas.
Excel permite añadir diferentes formatos condicionales, desde cambiar el color de relleno o las propiedades de la fuente usada en la celda, hasta la posibilidad de añadir barras de gráfico al contenido de la celda, iconos, diferentes estilos de semáforos de alertas, etc...
Creo que con un ejemplo se va a entender mejor, supongamos que tenemos una hoja de cálculo con una serie de productos que tenemos almacenados y que tienen una fecha de caducidad, ¿verdad que sería útil que la hoja de cálculo validara la fecha de caducidad contra la fecha del día y marcara en rojo los productos caducados, en amarillo aquellos a los que les falta 5 días o menos para caducar y en verde los que tienen una fecha superior a 5 días?, si esto se acompaña de la posibilidad de poder filtrar los datos por colores, analizar los productos que hay que retirar y a los que hay que darles salida de forma urgente, es coser y cantar.
Otro ejemplo, tenemos una relación de productos y una columna donde se indican las ventas de cada uno de ellos, podemos ordenar por el campo ventas para ver cuáles son los productos estrella y los que menos salida tienen, pero ¿no sería mejor mostrar, junto con el valor, una barra que indique esto mismo?
El formato condicional es una herramienta muy potente que nos ayuda a analizar y a interpretar la información y por lo tanto facilita la toma de decisiones.
Como ves, ambas funcionalidades son muy útiles, de hecho se usan con muchísima frecuencia en las hojas de cálculo ya que, además de simplificarnos el trabajo, proporcionan consistencia y significado a los datos.
Y tal como te comentaba al comienzo del artículo, tengo una sorpresa preparada para ti, que has llegado al final del artículo y por lo tanto has demostrado interés por el tema. Si quieres aprender cómo trabajar con ambas herramientas en Excel 2013, ahora tienes la oportunidad de matricularte de forma gratuita en la píldora formativa Validación de datos y Formato condicional en Excel 2013, sí como lo oyes, puedes matricularte gratis y aprender a implementar estas funciones en Excel 2013, tan sólo tienes que acceder a la píldora a través de este enlace, pulsar sobre el botón MATRICULARME e introducir el código de cupón VALFCGRATIS en la página de pago.
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Un fuerte abrazo y nos vemos en el próximo artículo.
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