4 alternativas para trabajar con documentos Excel sin tener instalado Office

Una de las aplicaciones más usadas para la creación de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones es Microsoft Office. Sin embargo, no todo el mundo dispone de una licencia de esta aplicación, fundamentalmente por dos motivos:

  1. Porque es necesario adquirir una licencia de pago para su uso.
  2. Porque se trata de un software de autor, y hay mucha gente que apuesta por trabajar únicamente con software libre. Por ejemplo en muchas comunidades autónomas de España, se trabaja exclusivamente con software libre, existen muchos centros educativos públicos donde los profesores no tienen Microsoft Office instalado en ningún ordenador del centro, ni tienen la posibilidad de hacerlo.

Si se mueven muchos documentos creados con Office y no todo el mundo dispone de una licencia de esta aplicación para poder trabajar con ellos, ¿existe alguna alternativa que solucione este problema?

Efectivamente existen aplicaciones que nos permiten visualizar y editar este tipo de archivos, si bien es cierto que ninguna es 100% compatible y podemos perder algún detalle de formato o alguna característica avanzada de Excel.

Para la elaboración de este artículo hemos analizado 4 alternativas que permiten trabajar con documentos de Office (Word, Excel y PowerPoint) sin necesidad de tener instalada la aplicación.

Hemos realizado el análisis con documentos de Excel, pero todas las alternativas soportan documentos Word y PowerPoint.

1. Google Sheets (hoja de cálculo de Google).

Para usar Google Sheets simplemente debes tener una cuenta de Google, acceder al espacio de almacenamiento que Google te crea (Google Drive) y cargar el documento Excel con el que quieras trabajar en este espacio.

Compatibilidades

  • Respeta los formatos de celdas (relleno, color, tamaño y tipo de fuente, ajuste de texto, combinación de celdas,etc…)
  • Respeta los formatos de número (número de decimales de precisión)
  • Respeta formato de tablas (las tablas en Excel son una herramienta muy potente para trabajar con multitud de datos)
  • Respeta formatos condicionales simples (propiedades de formato de celda y fuente en función del valor que tome una celda)
  • Respeta estructura de trabajo en hojas
  • Aunque las funciones que usamos en fórmulas de cálculo debe traducirlas del castellano al inglés, no he detectado problemas de incompatibilidad en el uso de las mismas.

Incompatibilidades

  • Cuando se abre un archivo Excel con Google Sheets realmente se crea una copia del mismo y se convierte a formato Google Sheets, por lo tanto los cambios que realicemos no pueden ser guardados con formato Excel (extensión xlsx)
  • Presenta algún problema de incompatibilidad si usamos algún juego de fuentes que no sea de Google Fonts
  • Las fechas las transforma a formato americano (mm/dd/aaaa)
  • Formatos condicionales avanzados (uso de iconos, gráficos de barras, etc…) no los reconoce
  • Opciones avanzadas de Excel 2013 (segmentación de datos por ejemplo) no las reconoce

Valoración general

Para visualizar archivos de Excel es una muy buena opción ya que respeta la mayor parte de las opciones de formato y convierte bastante bien las funciones usadas en fórmulas de cálculo, aunque no sirve para guardar actualizaciones con extensión xlsx.

2. Extensión Edición de Office para Chrome

Esta extensión para Chrome ha sido desarrollada por el equipo de Google y permite trabajar con archivos Office a partir de las aplicaciones de Google (docs, sheets y slides) respetando su formato original; es decir, podemos guardar los cambios introducidos con extensión xlsx para los documentos de Excel. También nos permite guardar el archivo como documento de Google Sheets.

Compatibilidades

  • Respeta formatos de celda (color de relleno y color de fuente) siempre que no sean tablas
  • Respeta los formatos de número (número de decimales de precisión)
  • Respeta todos los tipos de fuentes que hayamos usado en nuestro Excel
  • Respeta la combinación de celdas y ajustes de texto
  • Convierte correctamente la estructura de hojas de un libro Excel

Incompatibilidades

  • No respeta formato de tablas de Excel
  • Falla en la traducción de funciones por lo que algunas fórmulas no las convierte correctamente
  • No convierte los comentarios introducidos en celdas
  • No convierte las validaciones de datos
  • Las fechas las transforma a formato americano (mm/dd/aaaa)
  • No convierte los formatos condicionales, ni los simples ni, por supuesto, los avanzados
  • Si modificas el documento, aunque lo guarde con extensión xlsx, pierde formato

Valoración general

Aunque permite la modificación de archivos con extensión xlsx pierde algunos formatos al realizar cambios y no permite visualizar algunas propiedades de formato, especialmente cuando trabajamos con tablas de Excel. En mi opinión, es la más débil de las alternativas analizadas.

Te dejo un vídeo tutorial donde puedes aprender cómo instalar esta extensión en Google Chrome.

3. Extensión ONLYOFFICE personal para Google Drive

Se trata de una web donde podemos crear documentos de Office, cargar archivos existentes e incluso conectar nuestra cuenta de Drive, Dropbox, OneDrive, Yandex o ownCloud para poder trabajar con nuestros documentos en la nube.

Existe una extensión para Google Drive que puedes instalar y definir para que los documentos de Office se abran de forma predeterminada con esta aplicación.

Compatibilidades

  • Respeta los formatos de celdas (relleno, color, tamaño y tipo de fuente, ajuste de texto, combinación de celdas,etc…)
  • Respeta los formatos de número (número de decimales de precisión)
  • Respeta formato de tablas (las tablas en Excel son una herramienta muy potente para trabajar con multitud de datos)
  • Respeta estructura de trabajo en hojas

Incompatibilidades

  • Falla en la traducción de funciones por lo que algunas fórmulas no las convierte correctamente
  • No convierte los comentarios introducidos en celdas
  • Las fechas las transforma a formato americano (mm/dd/aaaa)
  • No convierte las validaciones de datos
  • No convierte los formatos condicionales, ni los simples ni, por supuesto, los avanzados
  • Si modificas el documento, aunque lo guarde con extensión xlsx, pierde formatos condicionales, las fórmulas que no haya podido traducir en la carga del documento y los comentarios asociados a celdas

Valoración general

Es una buena herramienta para trabajar con documentos de Excel siempre que no se trabaje con formatos condicionales ni con funciones, especialmente las de fechas. Es un poco lenta la apertura de documentos con esta extensión. Es práctica ya que puedes instalarla como extensión de Google Drive, para trabajar con documentos de Excel desde esta nube.

Te dejo un vídeo tutorial donde puedes aprender cómo instalar esta extensión en Google Drive.

4. Excel online de OneDrive

La última opción analizada es la herramienta Excel online que encontramos en la nube de Microsoft, OneDrive. Para acceder a ella debemos tener una cuenta de Microsoft (podemos crearla con un correo electrónico que no sea de hotmail ni de outlook, puedes usar tu correo de gmail por ejemplo)

Esta herramienta no tiene todas las funciones de la versión escritorio de Excel aunque, como veremos a continuación es bastante compatible. Una ventaja importante sobre la versión escritorio es que permite el trabajo colaborativo con hojas de cálculo; es decir, la modificación simultánea por parte de varias personas de un mismo documento.

Compatibilidades:

  • Totalmente compatible en formato (relleno de celdas, fuentes, validaciones de datos, formatos condicionales -tanto simples como avanzados-, combinación de celdas, etc…)
  • Gestiona correctamente los comentarios de las celdas
  • Convierte todas las funciones de Excel sin ningún problema
  • Respeta el formato de fecha dd/mm/aaaa
  • Permite la gestión de tablas
  • Permite la estructura en hojas de libros Excel
  • Puedes cambiar a la versión escritorio si la tienes instalada y trabajar con el documento en esta versión

Incompatibilidades

  • No admite opciones avanzadas de Excel 2013 y posteriores, como por ejemplo la segmentación de datos

Valoración general

Es la opción más aconsejable bajo mi punto de vista ya que es la que más compatibilidades presenta, tanto para la visualización de documentos como para la modificación de los mismos.

Como ves es perfectamente posible trabajar con documentos Excel sin necesidad de tener instalado Office en tu ordenador, con ciertas restricciones en función de la herramienta que empleemos.

En este artículo hemos analizado 4 alternativas, pero seguro que existen más, si conoces alguna otra, puedes compartirlo en la zona de comentarios que tienes a tu disposición un poco más abajo.

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Muchas gracias como siempre por dedicarnos tu tiempo, nos vemos en el siguiente artículo.

Un fuerte abrazo.