4 alternativas para trabajar con documentos Excel sin tener instalado Office

Una de las aplicaciones más usadas para la creación de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones es Microsoft Office. Sin embargo, no todo el mundo dispone de una licencia de esta aplicación, fundamentalmente por dos motivos:

  1. Porque es necesario adquirir una licencia de pago para su uso.
  2. Porque se trata de un software de autor, y hay mucha gente que apuesta por trabajar únicamente con software libre. Por ejemplo en muchas comunidades autónomas de España, se trabaja exclusivamente con software libre, existen muchos centros educativos públicos donde los profesores no tienen Microsoft Office instalado en ningún ordenador del centro, ni tienen la posibilidad de hacerlo.

Si se mueven muchos documentos creados con Office y no todo el mundo dispone de una licencia de esta aplicación para poder trabajar con ellos, ¿existe alguna alternativa que solucione este problema?

Efectivamente existen aplicaciones que nos permiten visualizar y editar este tipo de archivos, si bien es cierto que ninguna es 100% compatible y podemos perder algún detalle de formato o alguna característica avanzada de Excel.

Para la elaboración de este artículo hemos analizado 4 alternativas que permiten trabajar con documentos de Office (Word, Excel y PowerPoint) sin necesidad de tener instalada la aplicación.

Hemos realizado el análisis con documentos de Excel, pero todas las alternativas soportan documentos Word y PowerPoint.

1. Google Sheets (hoja de cálculo de Google).

Para usar Google Sheets simplemente debes tener una cuenta de Google, acceder al espacio de almacenamiento que Google te crea (Google Drive) y cargar el documento Excel con el que quieras trabajar en este espacio.

Compatibilidades

  • Respeta los formatos de celdas (relleno, color, tamaño y tipo de fuente, ajuste de texto, combinación de celdas,etc…)
  • Respeta los formatos de número (número de decimales de precisión)
  • Respeta formato de tablas (las tablas en Excel son una herramienta muy potente para trabajar con multitud de datos)
  • Respeta formatos condicionales simples (propiedades de formato de celda y fuente en función del valor que tome una celda)
  • Respeta estructura de trabajo en hojas

Incompatibilidades

  • Cuando se abre un archivo Excel con Google Sheets realmente se crea una copia del mismo y se convierte a formato Google Sheets, por lo tanto los cambios que realicemos no pueden ser guardados con formato Excel (extensión xlsx)
  • Presenta algún problema de incompatibilidad si usamos algún juego de fuentes que no sea de Google Fonts
  • Formatos condicionales avanzados (uso de iconos, gráficos de barras, etc…) no los reconoce
  • Opciones avanzadas de Excel 2013 (segmentación de datos por ejemplo) no las reconoce

Valoración general

Para visualizar archivos de Excel es una excelente opción ya que respeta la mayor parte de las opciones de formato y convierte bastante bien las funciones usadas en fórmulas de cálculo. Además la hoja de cálculo de Google incorpora una serie de ventajas con respecto a Excel (accesibilidad a los datos, posibilidad de compartir y trabajo colaborativo o gratuidad entre otras.

Disponemos de un curso avanzado de Hoja de cálculo de Google, se trata de un curso muy completo con material de calidad que te convertirán en un experto en el manejo de la herramienta. Si quieres saber más, por favor pulsa el siguiente botón para ir al detalle del mismo.

ir al detalle del curso Hoja de Cálculo de Google Avanzado

 

2. Extensión Edición de Office para Chrome

Esta extensión para Chrome ha sido desarrollada por el equipo de Google y permite trabajar con archivos Office a partir de las aplicaciones de Google (docs, sheets y slides) respetando su formato original; es decir, podemos guardar los cambios introducidos con extensión xlsx para los documentos de Excel. También nos permite guardar el archivo como documento de Google Sheets.

Compatibilidades

  • Respeta formatos de celda (color de relleno y color de fuente) siempre que no sean tablas
  • Respeta los formatos de número (número de decimales de precisión)
  • Respeta todos los tipos de fuentes que hayamos usado en nuestro Excel
  • Respeta la combinación de celdas y ajustes de texto
  • Convierte correctamente la estructura de hojas de un libro Excel

Incompatibilidades

  • No respeta formato de tablas de Excel
  • Falla en la traducción de funciones por lo que algunas fórmulas no las convierte correctamente
  • No convierte los comentarios introducidos en celdas
  • No convierte las validaciones de datos
  • Las fechas las transforma a formato americano (mm/dd/aaaa)
  • No convierte los formatos condicionales, ni los simples ni, por supuesto, los avanzados
  • Si modificas el documento, aunque lo guarde con extensión xlsx, pierde formato

Valoración general

Aunque permite la modificación de archivos con extensión xlsx pierde algunos formatos al realizar cambios y no permite visualizar algunas propiedades de formato, especialmente cuando trabajamos con tablas de Excel. En mi opinión, es la más débil de las alternativas analizadas.

Te dejo un vídeo tutorial donde puedes aprender cómo instalar esta extensión en Google Chrome.

 

3. Extensión ONLYOFFICE personal para Google Drive

Se trata de una web donde podemos crear documentos de Office, cargar archivos existentes e incluso conectar nuestra cuenta de Drive, Dropbox, OneDrive, Yandex o ownCloud para poder trabajar con nuestros documentos en la nube.

Existe una extensión para Google Drive que puedes instalar y definir para que los documentos de Office se abran de forma predeterminada con esta aplicación.

Compatibilidades

  • Respeta los formatos de celdas (relleno, color, tamaño y tipo de fuente, ajuste de texto, combinación de celdas,etc…)
  • Respeta los formatos de número (número de decimales de precisión)
  • Respeta formato de tablas (las tablas en Excel son una herramienta muy potente para trabajar con multitud de datos)
  • Respeta estructura de trabajo en hojas

Incompatibilidades

  • Falla en la traducción de funciones por lo que algunas fórmulas no las convierte correctamente
  • No convierte los comentarios introducidos en celdas
  • Las fechas las transforma a formato americano (mm/dd/aaaa)
  • No convierte las validaciones de datos
  • No convierte los formatos condicionales, ni los simples ni, por supuesto, los avanzados
  • Si modificas el documento, aunque lo guarde con extensión xlsx, pierde formatos condicionales, las fórmulas que no haya podido traducir en la carga del documento y los comentarios asociados a celdas

Valoración general

Es una buena herramienta para trabajar con documentos de Excel siempre que no se trabaje con formatos condicionales ni con funciones, especialmente las de fechas. Es un poco lenta la apertura de documentos con esta extensión. Es práctica ya que puedes instalarla como extensión de Google Drive, para trabajar con documentos de Excel desde esta nube.

Te dejo un vídeo tutorial donde puedes aprender cómo instalar esta extensión en Google Drive.

 

4. Excel online de OneDrive

La última opción analizada es la herramienta Excel online que encontramos en la nube de Microsoft, OneDrive. Para acceder a ella debemos tener una cuenta de Microsoft (podemos crearla con un correo electrónico que no sea de hotmail ni de outlook, puedes usar tu correo de gmail por ejemplo)

Esta herramienta no tiene todas las funciones de la versión escritorio de Excel aunque, como veremos a continuación es bastante compatible. Una ventaja importante sobre la versión escritorio es que permite el trabajo colaborativo con hojas de cálculo; es decir, la modificación simultánea por parte de varias personas de un mismo documento.

Compatibilidades:

  • Totalmente compatible en formato (relleno de celdas, fuentes, validaciones de datos, formatos condicionales -tanto simples como avanzados-, combinación de celdas, etc…)
  • Gestiona correctamente los comentarios de las celdas
  • Convierte todas las funciones de Excel sin ningún problema
  • Respeta el formato de fecha dd/mm/aaaa
  • Permite la gestión de tablas
  • Permite la estructura en hojas de libros Excel
  • Puedes cambiar a la versión escritorio si la tienes instalada y trabajar con el documento en esta versión

Incompatibilidades

  • No admite opciones avanzadas de Excel 2013 y posteriores, como por ejemplo la segmentación de datos

Valoración general

Es la opción más aconsejable bajo mi punto de vista ya que es la que más compatibilidades presenta, tanto para la visualización de documentos como para la modificación de los mismos.

Como ves es perfectamente posible trabajar con documentos Excel sin necesidad de tener instalado Office en tu ordenador, con ciertas restricciones en función de la herramienta que empleemos.

En este artículo hemos analizado 4 alternativas, pero seguro que existen más, si conoces alguna otra, puedes compartirlo en la zona de comentarios que tienes a tu disposición un poco más abajo.

Y si te ha parecido útil la información de este artículo, puedes compartirlo con tus contactos a través de las redes sociales con los botones que encontrarás al inicio y al final del post.

Muchas gracias como siempre por dedicarnos tu tiempo, nos vemos en el siguiente artículo.

Un fuerte abrazo.

2018-03-13T14:29:04+00:00Por |14 Comentarios

14 Comments

  1. Tedel 21/12/2015 en 15:43 - Responder

    Olvidaste LibreOffice y GNUmeric, dos opciones de software libre que son bastante compatibles con la hoja de cálculo de Microsoft.

    • Muchísimas gracias Tedel por tu aportación, efectivamente LibreOffice es bastante compatible con los documentos de Office, de hecho es la alternativa que en muchos centros usan para gestionar este tipo de documentos, no lo había mencionado en el post porque en la selección sólo tuve en cuenta aplicaciones con las que se pueda trabajar en la nube, pero efectivamente LibreOffice es una excelente opción.
      En cuanto a GNUmeric, sinceramente no la conocía, por eso está omitida, aún así, por lo que he podido ver, a raíz de tu comentario, se trata igualmente de una aplicación de escritorio; es decir, debes descargar e instalar en tu máquina. Cierto que tiene muy buena pinta, sobre todo venden lo rápida que es, quizás ese sea uno de los inconvenientes que le veo a las aplicaciones Office, son bastante pesadas.
      De cualquier modo, son dos opciones más a tener en cuenta, ambas con licencia de software libre y ambas gratuitas.
      Muchas gracias por tu aportación de nuevo Tedel.
      Un fuerte abrazo.

  2. Magdy 04/01/2016 en 20:50 - Responder

    Se agradece este valioso aporte, muy útil ya que a veces el equipo no cuenta con el office necesario por que se ha des configurado y no sabemos como hacer para continuar con nuestro trabajo y ésta información es importante ya que nos da otras opciones.
    Bendiciones Tedel

    • Muchas gracias por tu comentario Magdy, me alegro que te sea de utilidad el artículo.
      Es cierto que no siempre se dispone de office, especialmente en ciertas administraciones que han hecho una apuesta fuerte por el software libre.
      Un cordial saludo y feliz año nuevo.

  3. Susana 06/02/2016 en 09:52 - Responder

    Muchas gracias por tus comentarios. Podróas orientarme si existe algo similar para word. Gracias.

    • Muchas gracias Susana por tu comentario, efectivamente las 4 alternativas que planteo en el post sirven tanto para hojas de cálculo, documentos de texto y presentaciones de diapositivas.
      Entre las herramientas de Google tienes Google Docs con el que puedes trabajar con documentos Word.
      Con la extensión Edición de Office para Google Chrome, una vez instalada, puedes abrir documentos Word, hojas Excel y presentaciones Powerpoint.
      Lo mismo ocurre con la extensión para Drive ONLYOFFICE, una vez instalada, cada vez que abras un documento Excel, Word o PowerPoint desde Google Drive, se abrirá con esta aplicación.
      Un cordial saludo.

  4. Rocio Cruz 30/12/2016 en 01:49 - Responder

    Hola, muchas gracias por la información quisé abrir un archivo de excel en excel online y me aparece esto : No se puede abrir el libro en Excel Online porque supera el límite de tamaño de archivo de 5 MB.

    Tendría que trabajar con las otras opciones verdad!?
    Gracias y saludos!!

    • Hola Rocío, en primer lugar muchas gracias por dejar tu comentario, la verdad es que desconocía esa restricción de Excel Online. He estado buscando en la documentación de Microsoft y ellos hablan de un límite de 10Mb, sin embargo he intentado abrir un libro de más de 5Mb con Excel Online y me ha aparecido el mensaje que comentas.

      Tal como indicas, la alternativa sería abrir el libro con cualquiera de las otras opciones, lo he probado y funciona sin problemas con cualquiera de ellas.

      Muchas gracias de nuevo por completar el artículo con este interesante apunte sobre el tamaño de los archivos que pueden abrirse con Excel Online.

      Un cordial saludo y que tengas una muy feliz salida y entrada de año.

  5. Edgar 12/12/2017 en 00:59 - Responder

    Muy bien, gracias.

  6. luis 28/05/2018 en 15:44 - Responder

    Buenas,

    yo les recomiendo probar Dataprius ( https://dataprius.com/ ). Es un sistema de gestión documental que entre otras muchas funciones dispone de la edición de archivos online. También permite el envío seguro de emails y archivos pesados, conversión de formato de archivos, backups y más. Disponen de versión gratuita para pruebas. Un saludo.

    • Hola Luis, muchas gracias por tu aportación.

      Dataprius es una herramienta de almacenaje de archivos en la nube, no la conocía, pero, según cuentan en su web parece que efectivamente puedes trabajar con archivos excel usando office online (en este caso excel online).

      Gracias una vez más por tu aportación.

      Un cordial saludo.

  7. Diana 22/08/2018 en 14:06 - Responder

    Buen dia,

    en la empresa estan haciendo el cambio de licencia para utilizar el office en la nube, se tiene claro que para trabajar con el office on line se debe subir los archivos a one driver, pero los administradores dicen que esto no es cierto que se puede abrir los archivos desde la ubicacion del fileserver trabajarlos desde el office online, pero yo no le veo esta funcion.

    me podrian indicar si es cierto de trabajar los archivos en un servidor local con el office online sin necesitada de subirlos al one drive? si es asi tienen el link oficial donde se pueda soportar esto?

    de antemano agradezco su orientacion

    • Hola Diana, encantado de saludarte. En primer lugar te pido disculpas por el retraso en la respuesta, he estado desconectado varios días disfrutando de unas vacaciones con mi familia.
      A ver, para trabajar con office online tienes que tener los archivos en One Drive ya que office online es una herramienta web. Lo que sí puedes hacer es instalar una aplicación para mantener sincronizados los archivos de tu cuenta de one drive con una carpeta que creas en tu servidor local, esto significa que si añades un archivo a tu carpeta en local, en cuanto dispones de una conexión a internet te sube ese documento a la nube y viceversa, si creas o modificas un archivo en la nube, los cambios se actualizan automáticamente en tu carpeta local.
      Si abres un archivo de office de tu carpeta local vas a poder trabajar con él si tienes office instalado en ese equipo, pero no lo abres con office online.
      Si abres un archivo de office desde la nube, lo vas a abrir con office online, pero una vez dentro vas a ver un botón MODIFICAR EN EXCEL (si es un archivo excel), pulsando sobre él te va a abrir el archivo en tu aplicación excel del office de escritorio previa identificación en el excel de escritorio con tu cuenta de one drive.
      Hasta aquí es hasta donde yo sé, de todos modos te recomiendo que hables con el equipo de soporte para que te den más información sobre el tema.
      Si crees que puedo ayudarte en algo más o necesitas alguna aclaración sobre este comentario no dudes en decírmelo.
      Muchas gracias por tu comentario.
      Un cordial y afectuoso saludo Diana.

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